Проблема совершенствования документооборота является одной из наиболее актуальных в современном документоведении. С плохой организацией документооборота связывают многие недостатки в документационном обеспечении управления ((ДОУ).
Понятие “;документооборот” и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. П.М. Керженцев в 1922 г. писал: “Бумага должна совершать свой кругооборот с максимальной скоростью и минимальной затратой труда и времени”1. В 30-е [...]
Возможность исследования документооборота учреждения обусловлена тем, что деятельность любого учреждения достаточно жестко регламентирована как по уровням принятия решений, так и по кругу рассматриваемых вопросов.
Управленческий процесс, включая стадии сбора, анализа и обобщения информации, подготовки и принятия решения, организации исполнения решения, завершается контролем за его исполнением. В ходе контроля происходит движение информации по каналам обратной связи от [...]
К количественным параметрам документооборота относят показатели его объема и времени протекания. Объем документооборота определяется количеством входящих, исходящих и внутренних документов учреждения за конкретный период (год, квартал, месяц, день). Помимо объема документооборота, устанавливают “удельный вес” каждой группы документов или документопотоков, определяют “плотность” документопотока — объем документов, проходящих через подразделение за единицу времени. Выделяют и такие параметры, [...]
В этом плане рациональная организация документооборота предусматривает учет следующих принципов: прямоточность, непрерывность, ритмичность, параллельность, пропорциональность.
Принцип прямоточно движения документов требует, чтобы перемещение документов осуществлялось по наиболее короткому пути, без петель, возвратных перемещений. Для выполнения этого требования очень важно создать для всех документопотоков наиболее целесообразную технологию обработки, последовательность выполнения операций.
Этому поможет построение схем документооборота, маршрутных и технологических [...]
Принцип ритмичности документооборота означает равномерность движения потоков документов, подчинение наиболее приемлемому ритму движения. Этот принцип тесно смыкается с принципом непрерывности: движение докумен-72 топотоков не может быть ритмично, если нарушена непрерывность движения.
Принцип параллельности означает выполнение отдельных операций по обработке документа в процессе его движения. Основное назначение этого принципа состоит в сокращении времени на прохождение документа. Параллельное [...]
