Наука и образование

Определяющим фактором при выборе системы делопроизводства служит содержание работы учреждения. Если, например, сравнить объемы документации детских яслей и областного отдела здравоохранения, т. е. структурных единиц одного и того же ведомства, можно сделать вывод о том, что в общем объеме работы каждого из этих учреждений делопроизводство занимает различное место. В работе детских яслей документация играет вспомогательную роль, а в деятельности областного отдела здравоохранения без документации вообще нельзя обойтись. Это и понятно, поскольку основной функцией отдела здравоохранения является управление в этой сфере, а оно немыслимо без массового использования документов и специализированной документной информации. Следует также принимать во внимание объем поступающей и отправляемой корреспонденции. В одном учреждении оборот документов в сутки не превышает десяти единиц, в другом — доходит до нескольких сотен и даже тысяч.

При выборе системы делопроизводства важное значение имеет компактность размещения учреждения. Учреждение может быть размещено в одном здании или в нескольких, но иметь хорошо налаженную связь. Иногда же бывает, что структурные подразделения территориально разобщены.

Наконец, нельзя не учитывать наличия в учреждении квалифицированных кадров делопроизводства и степень механизации канцелярского труда.

Делопроизводство в учреждениях и на предприятиях ведут специальные структурные подразделения (управления делами, канцелярии, секретариаты, общие отделы). В этих подразделениях имеются структурные части, которые специализируются на отдельных видах работы, например, на обработке поступающей и отправляемой корреспонденции, на печатание и размножении документации, на контроле за исполнением и т. п.