К количественным параметрам документооборота относят показатели его объема и времени протекания. Объем документооборота определяется количеством входящих, исходящих и внутренних документов учреждения за конкретный период (год, квартал, месяц, день). Помимо объема документооборота, устанавливают “удельный вес” каждой группы документов или документопотоков, определяют “плотность” документопотока — объем документов, проходящих через подразделение за единицу времени. Выделяют и такие параметры, как “физический объем” конкретного документа, размер его текста.
К временным характеристикам документооборота относят “продолжительность документооборота”, то есть скорость прохождения отдельных документов в процессе документооборота. Эта характеристика понимается еще и как время, затрачиваемое на маршрут прохождения документа. Временные характеристики могут являться временем полного цикла обращения документа в учреждении или временем прохождения на выбранных отрезках пути, стадиях управленческого процесса.
Элементом традиционного описания документооборота служит отдельный документ, поэтому объем документооборота определяется по совокупности документов, связанных единством времени и места появления в системе.
Поскольку документооборот — это и процесс, и результат, его параметрами должно быть время, затрачиваемое на движение кортежа в процессе информационного обеспечения документирования и исполнения управленческих решений, его маршрут, состав и количество использованных и созданных документов. Анализ документооборота по названным параметрам позволит получать объективные данные о его состоянии.
Документооборот можно рассматривать как отражение связей, возникающих в процессе управления, как атрибут функционирования этих связей, осуществляемых с помощью документальной информации. В то же время это отражение определенной организационной структуры аппарата. Чем больший объем документов использует в своей деятельности аппарат управления, тем выше должна быть общая организованность аппарата. Read the rest of this entry »
Эта тема будет разбита на несколько частей так что читаем первую часть и вскоре вторую. Рациональная организация документооборота предусматривает учет следующих принципов: прямоточность, непрерывность, ритмичность, параллельность, пропорциональность.
Принцип прямоточное движения документов требует, чтобы перемещение документов осуществлялось по наиболее короткому пути, без петель, возвратных перемещений. Для выполнения этого требования очень важно создать для всех документопотоков наиболее целесообразную технологию обработки, последовательность выполнения операций. Этому поможет построение схем документооборота, маршрутных и технологических карт на управленческую документацию. Необходимо также продумать пространственное расположение структурных подразделений аппарата управления и отдельных рабочих мест. Наиболее простой форме движения потоков документов соответствует линейное расположение структурных подразделений. Неправильно, например, когда руководство учреждения размещается в одном конце здания, а канцелярия, связанная с руководством интенсивным обменом документов, — в противоположном (канцелярия, как правило, располагается в середине линейной структуры). Прямоточности способствует также такое расположение рабочих мест, когда стол сотрудника, осуществляющего предварительное рассмотрение и распределение документов, находится рядом со столом сотрудника, регистрирующего документы.
Как правило, в аппарате управления мы сталкиваемся со сложным потоком документов. Пропускная способность всей цепи определяется пропускной способностью слабейшего звена (инстанции), причем оно может оказаться на любом уровне иерархической системы, независимо от назначения инстанции и операций, выполняемых на этом участке работы. Например, задержка потока документов может быть в том случае, если перегружены работой исполнители, машинописное бюро и др. Для укрепления слабейшего звена необходимо предусмотреть один из вариантов его разгрузки: ответвление потока документов от основной цепи, введение дублеров, механизация производимых работ.
Принцип непрерывности в документообороте — это непрерывная подача документов на тот уровень, где по ним принимается решение. Этот принцип несовместим с “залеживанием” документов, их скоплением в одной инстанции. В этих целях рекомендуется разработка перечня документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства, когда часть поступающих документов, минуя руководство, передается на исполнение непосредственно в структурные подразделения. Read the rest of this entry »
В этом плане рациональная организация документооборота предусматривает учет следующих принципов: прямоточность, непрерывность, ритмичность, параллельность, пропорциональность.
Принцип прямоточно движения документов требует, чтобы перемещение документов осуществлялось по наиболее короткому пути, без петель, возвратных перемещений. Для выполнения этого требования очень важно создать для всех документопотоков наиболее целесообразную технологию обработки, последовательность выполнения операций.
Этому поможет построение схем документооборота, маршрутных и технологических карт на управленческую документацию. Необходимо также продумать пространственное расположение структурных подразделений аппарата управления и отдельных рабочих мест.
Наиболее простой форме движения потоков документов соответствует линейное расположение структурных подразделений. Неправильно, например, когда руководство учреждения размещается в одном конце здания, а канцелярия, связанная с руководством интенсивным обменом документов, — в противоположном (канцелярия, как правило, располагается в середине линейной структуры).
Прямоточности способствует также такое расположение рабочих мест, когда стол сотрудника, осуществляющего предварительное рассмотрение и распределение документов, находится рядом со столом сотрудника, регистрирующего документы. Read the rest of this entry »
Принцип ритмичности документооборота означает равномерность движения потоков документов, подчинение наиболее приемлемому ритму движения. Этот принцип тесно смыкается с принципом непрерывности: движение докумен-72 топотоков не может быть ритмично, если нарушена непрерывность движения.
Принцип параллельности означает выполнение отдельных операций по обработке документа в процессе его движения. Основное назначение этого принципа состоит в сокращении времени на прохождение документа. Параллельное выполнение отдельных операций значительно ускоряет как документооборот, так и исполнение документа в целом.
Принцип пропорциональности предполагает пропорциональную, равномерную загрузку каналов движения документов. Возможности обслуживающих подразделений (как основных, так и вспомогательно-технических) должны соответствовать их потребностям. Несоблюдение этого требования приводит к появлению “узких мест” (диспропорций) в документообороте, когда одни каналы перегружены, а другие — недогружены.
Одно из общих требований в организации документооборота — экономия в движении документов. Например, вместо непосредственного перемещения документов содержащуюся в них информацию передают по телефону или другими средствами оперативной связи. Действительно, зачем требовать, чтобы в канцелярию учреждения приносили после исполнения документ, который будет подшит в делах того или иного структурного подразделения? Для того, чтобы сообщить данные об итогах его исполнения? Об этом можно сообщить по телефону и сделать соответствующую отметку в регистрационной карточке либо передать экземпляр карточки с необходимыми отметками в канцелярию. Иногда в практике на документах пишут резолюции типа: “Прошу переговорить”, “Прошу зайти ко мне”, адресуемые тому или иному работнику. А ведь проще, быстрее и экономичнее вызвать в таких случаях работника по телефону и дать ему необходимые указания, не пуская документ в фактически излишний документооборот. Read the rest of this entry »
Термин “делопроизводство” появился на территории Беларуси в конце XVIII – начале XIX вв. одновременно с введением русского языка в учреждения государственного управления и внедрением российских принципов работы с документами в них. Возник он еще в XVI—XVII вв. в центральных органах управления Российского государства — приказах. Процесс рассмотрения и решения тех или иных вопросов (”дел”) в приказах назывался “производством дел”. Поскольку производство дел фиксировалось письменно, документы учреждений по отдельным вопросам получили название “дел”, а работу по письменному оформлению производимых дел и совокупность самих дел учреждения до передачи в архив стали называть делопроизводством.
В белорусском языке понятию “;делопроизводство” соответствует термин “справаводства”. Происходит он от слова “справа” — так в XV—XVIII вв. в Великом княжестве Литовском (ВКЛ), ядро которого составляли белорусские земли, назывался процесс рассмотрения какого-либо вопроса и документальная фиксация принятого решения. Однако специального термина, обозначавшего всю совокупность работы с документами и синонимичного русскому термину “;делопроизводство”, в то время не возникло.
Связано это было с особенностями государственного устройства ВКЛ, повлиявшими на процессы составления документов и правила работы с ними. В ВКЛ не сложилось каких-либо специальных учреждений центрального управления, и длительное время большинство дел решалось великим князем и панамирадой, которые, приняв решение, давали указание писарю или секретарю, находившемуся при них, составить соответствующий документ. “Справой”, “справлением” документа решение вопроса обыкновенно и ограничивалось. Read the rest of this entry »
