В настоящее время уделяется большое значение должностным инструкциям, регламентирующим деятельность должностных лиц, их права и обязанности. Утверждаются должностные инструкции руководителями структурных подразделений, а в небольших организациях — их руководителями. Проект инструкции визируется обычно составителем, юрисконсультом, отделом труда и заработной платы.
Текст инструкции делится на разделы: общие положения; функции; должностные обязанности; права; ответственность; взаимоотношения (связи по должности). При изложении текста не рекомендуется повторять наименование соответствующей должности, так как оно является заголовком должностной инструкции. Для сокращения текста рекомендуется каждый пункт начинать глаголом в изъявительном наклонении (например: назначает, обеспечивает, подготавливает и т.д.).
Оформляются должностные инструкции на общих бланках формата А4.
Положение и инструкция относятся к числу организационных документов. Кроме них, организационными документами являются устав, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, график отпусков. Read the rest of this entry »
Положение документа во времени определяется его датой. Дата показывает, в какой момент создан документ. Датами сопровождаются некоторые другие самостоятельные реквизиты — грифы, подписи, визы, особенно те из них, которые придают документу необходимую юридическую силу.
Реквизиты “вид документа”, “заголовок к тексту”, “резолюция”, “текст”, “коды” и некоторые другие указывают целевое назначение документа, раскрывают его содержание.
Реквизиты “отметка о заверении копии” и “подпись” удостоверяют подлинность документа.
Реквизиты могут сообщать о документе и некоторые другие сведения. Например, отметка о наличии приложения свидетельствует о том, что данный отдельно взятый документ еще не обладает всей необходимой полнотой информации и должен быть изучен вместе с прилагаемыми к нему другими документами, или же о том, что данный документ не имеет самостоятельного информационного значения и лишь информирует о пересылке других документов (например, сопроводительное письмо).
Наличие реквизита “текст” свидетельствует, что речь идет о конкретном документе, который является средством передачи и сохранения информации.
Порядок расположения некоторых реквизитов предусматривает для них одно и то же место на документе. Такие реквизиты называются взаимоисключающими, то есть не встречающимися в одном и том же документе. Из каждой пары реквизитов — “адресат” и “гриф утверждения”, “индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, телетайпа, факса, номер счета в банке” и “вид документа”, “ссылка на индекс и дату входящего документа” и “место составления или издания” при оформлении конкретных документов следует использовать только один реквизит.
Все реквизиты делятся на постоянные и переменные. Постоянный реквизит — это реквизит, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа. Переменный реквизит — это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа.
Read the rest of this entry »
В протоколах заседания постоянно действующего коллегиального органа фамилии и инициалы его членов пишутся в алфавитном порядке. Если количество членов коллегиального органа больше пятнадцати человек, то указывается их общее количество, а в скобках — “регистрационный лист прилагается” или “список прилагается”.
Когда в заседании участвуют представители других организаций, их инициалы и фамилии перечисляются в алфавитном порядке с указанием должности и наименования организации.
Список приглашенных составляется отдельно и прилагается к протоколу, если приглашенных более десяти человек, о чем в протоколе делается специальная отметка.
На расширенных заседаниях и собраниях участники персонально не перечисляются, список по фамилиям прилагается к протоколу, а состав присутствующих указывается количественно, например: “Присутствовали — 80 человек”.
На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решения требует определенного кворума, указывается, сколько человек должно было присутствовать.
В повестке дня перечисляются все вопросы, подлежащие рассмотрению, названия докладов (отчетов, сообщений, информации), наименование должности докладчика, его инициалы и фамилия (в родительном падеже).
Основная часть протокола состоит из разделов в соответствии с пунктами повестки дня, а каждый раздел строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова, которыми начинается каждая часть раздела, пишутся прописными буквами, после них ставится двоеточие и на следующей строке с абзаца указываются фамилия и инициалы докладчика или выступающего (при необходимости после фамилии в скобках можно указать наименование должности). Затем через тире с прописной буквы пишется краткая запись текста доклада (сообщения, информации, отчета), изложенная в первом лице (без местоимения “Я”, без слов: “так сказать”, “значит” и т.д.). При этом в тексте выступления каждую новую мысль целесообразно начинать с красной строки.
Read the rest of this entry »
Схему расположения реквизитов в документах устанавливает формуляр-образец, который регламентирует и состав этих реквизитов. Формуляр-образец — модель построения формы документа для множества документов, объединенных функциональным назначением. Формуляр-образец должен содержать все реквизиты, входящие в конкретные документы исходного множества (после унификации этих реквизитов и определения площадей, необходимых для их размещения).
Принятая в формуляре-образце последовательность расположения реквизитов должна отражать наиболее часто применяемую их последовательность в документах исходного множества.
Формуляр-образец может быть представлен в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, или в виде описания реквизитов с указанием их последовательности и занимаемой площади с учетом взаимного расположения реквизитов.
Формуляр-образец устанавливает: формат бумаги; служебные поля; конструкционную сетку; расположение реквизитов. Суть применения принципа единой модели заключается в строго фиксированном расположении повторяющихся реквизитов на определенном месте площади носителя, то есть при конструировании отдельных форм документов каждый 18 элемент, располагается на носителе в строго фиксированном месте. При составлении формуляров конкретных видов документов исходят из требований формуляра-образца, причем ряд реквизитов, перечисленных в формуляре-образце, будет отсутствовать.
Read the rest of this entry »
Знание функций документов имеет существенное значение для уяснения подлинных целей создания документов и заключенной в них информации, для правильного понимания роли документа в данной социальной структуре, в данной системе экономических, социальных связей, позволяет провести более четкую классификацию документов, сформулировать определенные требования к их организации, содержанию, форме, технологии их обработки.
Функция документа — это целевое назначение, присущее ему.
Следует отметить, что не существует документов, несущих лишь одну строго ограниченную функцию. Документ полифункционален, то есть в одном и том же документе наблюдается переплетение различных функций, и потому разграничить их можно только условно, для удобства их классификации и анализа.
Поскольку понятие “документ” неразрывно связано с материализацией информации, постольку основной и наиболее обобщающей функцией является информационная. Она присуща всем без исключения документам, так как необходимость фиксировать информацию является причиной появления любого из них. Информационная функция имеет сложную структуру. В ее состав входит запечатление (фиксация), сохранение, передача информации.
Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, то есть информация о процессах, происходящих в обществе.
Социальная функция документа состоит в запечатлении, сохранении и передаче именно социальной информации. Социально значимым, то есть выполняющим определенную социальную функцию является любой документ, поскольку он порожден той или иной общественной потребностью. Информация может содержаться как в готовом виде, так и в форме, которая позволяет извлечь ее только в результате анализа. Read the rest of this entry »
