Необходимость изучения делопроизводства и ответственность за несоблюдение требований нормативных актов по делопроизводству. Успех любого начинания в какой-либо сфере деятельности (бизнес, политика, наука и др.) зависит от многих факторов. В их числе — умение надлежащим образом преподнести информацию в письменном виде, то есть правильно составить и оформить документ.
Однако это лишь одна из проблем, возникающих перед любым учреждением, организацией, предприятием при работе с документами. В ежедневной практической деятельности им приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением и др.
Вся эта совокупность работы с документами, начиная с момента их создания вплоть до передачи на хранение в архив или уничтожения, определяется понятием “делопроизводство“. Без правильной постановки делопроизводства в организации невозможно справиться с потоком документов, оборачивающихся в ней, быстро найти требуемый документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность.
Read the rest of this entry »
Составной частью делопроизводства является документирование — процесс составления и оформления документов. Исторически документирование развивается по двум направлениям:
1))документирование по общим вопросам управления и
2))документирование специальных сторон управленческой деятельности.
Документирование по общим вопросам управления охватывает основную, оперативную деятельность учреждений. Комплекс документов, возникший при документальном оформлении этой деятельности, получил название общей документации. Отдельные специальные стороны деятельности учреждений находят отражение в системах специальной документации (бухгалтерской, статистической, военной, технической, дипломатической и другой). Выделение систем специальной документации было вызвано особенностями содержания документов, входивших в эти системы, и отличными от других правилами их составления и работы с ними.
Основным объектом изучения в делопроизводстве является документ, а также процессы работы с ним. Документ (от лат. documentum — поучительный пример, свидетельство) — это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для ее передачи во времени и пространстве. Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется официальным (управленческим) Read the rest of this entry »
Избежать суровых санкций возможно, лишь соблюдая все требования нормативных актов по делопроизводству, действие которых согласно Закону Республики Беларусь “О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь” распространяется на все учреждения, организации и предприятия независимо от форм собственности.
Этот Закон, принятый 6 октября 1994 г., включил в состав НАФ находящиеся на территории республики архивные фонды и архивные документы независимо от их вида, носителя, места хранения, а также форм собственности фондообразователя. К НАФ Республики Беларусь отнесены также архивные документы, хранящиеся за пределами территории республики и в соответствии с международными соглашениями подлежащие возврату в Беларусь.
Следовательно, любое учреждение, организацию, предприятие можно рассматривать как потенциальный источник формирования НАФ республики, если у него образуются документы, имеющие историческое, научное, социальное, культурное значение. Особенности могут быть связаны лишь с тем, к какой части НАФ - государственной или негосударственной относятся архивные фонды и документы того или иного учреждения, организации, предприятия. Read the rest of this entry »
Управленческие документы отражают стадии, звенья, циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления. В управленческой функции документ выступает прежде всего в нормативной роли, как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, организации, предприятия.
Правовая функция - функция фиксации, закрепления и изменения правовых норм и правоотношений. Выполняя эту функцию, документы устанавливают, закрепляют, изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие. Это, прежде всего, правовые акты органов государственной власти и государственного управления (указы, законы, постановления и др.), акты управления, издаваемые учреждениями, предприятиями, организациями и влекущие за собой определенные юридические последствия (приказы, распоряжения, инструкции и др.). Сюда же можно отнести все договорные документы, фиксирующие договорные отношения.
В эту категорию входят имеющие юридическое значение удостоверительные документы (метрические свидетельства, паспорта, дипломы об образовании и др.) и оправдательные финансовые документы (приемные и сдаточные акты, накладные и др.).
В принципе, любой документ может быть доказательством, тем самым он временно будет наделен правовой функцией.
Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации. Функция учета – это регистрация и группировка в цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа, контроля. В документах, выполняющих функцию учета, отражены и систематизированы прежде всего многообразные проявления хозяйственной деятельности государства и его исполнительно-распорядительных органов. Поэтому документы, наделенные функцией учета, фиксируют в специфической форме широкий спектр информации.
Основные виды учета находят отражение в статистических и финансово-экономических документах.
Одна из важнейших функций документа – культурная. В данной функции он выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции. В этом смысле документ может быть определен как культурный образец, фиксирующий 22 информацию с помощью письменных, печатных, фото-, фоно-и аудиовизуальных способов запечатления. Read the rest of this entry »
Продолжаем про определение документа и таким образом, содержание понятия “документ” постепенно включило в себя и узкое, и широкое юридическое толкование, а также историческое значение.
Всякий документ может рассматриваться с точки зрения носителя информации, способа фиксации и выполняемых документом функций и т.д.
Официальный документ – документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке. Под должностным лицом понимается лицо, которое осуществляет функцию представителя власти или занимает должность, связанную с выполнением организационно-распорядительных или административных обязанностей.
Подлинник официального документа — первый или единственный экземпляр официального документа.
В качестве синонима слова “подлинник” иногда употребляется термин “оригинал”, хотя по своему смыслу определение “подлинник” (достоверный, действительный) имеет иное значение, чем то, которое вкладывается в понятие “оригинал” (самобытный, первоначальный). Оригиналы — документы, впервые созданные каким-либо индивидуальным или коллективным автором.
