Если документ адресуется в учреждение или его структурное подразделение, то наименование учреждения и структурного подразделения указывается в именительном падеже, например:
Министерство культуры
Республики Беларусь.
Общий отдел.
Документ может адресоваться и конкретным лицам. В этом случае наименование организации также пишется в именительном падеже, а наименование должности и фамилия получателя — в дательном.
Министерство культуры Республики Беларусь
Начальнику общего отдела
г-ну Иванову А-.В.
В случае, если документ адресуется руководителю организации, то название должности входит в наименование организации и пишется в дательном падеже, например:
Директору школы № 20
Петрову В.Д.
Когда письмо одного содержания направляется нескольким адресатам и является ответным, то первым пишется адресат — автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов.
На одном документе разрешается указывать не более четырех адресатов. Если документ направляется более чем в четыре адреса, то составляется список на рассылку, а на каждом экземпляре проставляется только один адрес. Слово “копия” перед вторым, третьим и четвертым адресатом не указывают. Адресат также может быть обозначен и обобщенно, если документ адресуют в несколько однородных организаций, например:
Директорам предприятий
и руководителям организаций
Адресат располагается в верхнем правом углу документа. Его пишут строчными буквами, кроме заглавной, указав перед фамилией сокращенно обращение “господину”. В адресате инициалы указываются после фамилии, так как перед ней стоит данное обращение. В реквизите “адресат” обращение “господину” может и не указываться. Read the rest of this entry »
Если письмо адресуется лицу, имеющему воинское звание, ученое звание или ученую степень, указывается звание или степень, которые приводятся в сокращенном виде непосредственно перед фамилией.
Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянным корреспондентам или учреждениям своей системы.
Обязательным реквизитом каждого документа является его дата – время подписания, утверждения или составления (издания). В состав даты входит число, месяц и год. Для оформления даты в документах устанавливается два способа: буквенно-цифровой и цифровой.
Наиболее рациональным считается цифровой способ, при котором все части даты обозначаются арабскими цифрами, разделенными точками. Первая пара цифр – день месяца, вторая -порядковый номер месяца, последние четыре цифры – год (без буквы “г”). Если число, обозначающее день или месяц, является однозначным, то перед ним следует ставить нуль. Например, дату “2 января 1997 г.” следует оформлять так: 02.01.1997.
При буквенно-цифровом способе число и год указывают арабскими цифрами, а месяц – прописью, например 06.02.1997 – 6 февраля 1997 г.
Read the rest of this entry »
ПРОТОКОЛ
20.01.2008 № 10
заседания г. Москва
экспертной комиссии
К документам большого объема или сложным по содержанию наряду с заголовками составляются подзаголовки. Их пишут строчными буквами в левой части листа документа, не прерывая текста документа, и предъявляют те же требования, что и к заголовкам.
Заголовок к тексту пишут строчными буквами (кроме заглавной) и помещают в левом верхнем углу документа, не отступая от границы левого поля, под обозначением автора, номера и даты. Без заголовка разрешается составлять лишь короткие документы формата А5 (148 х 210), т.е. текст которых практически не превышает 10—15 строк, а также извещения, телеграммы, телефонограммы.
Read the rest of this entry »
Реквизиты заголовочной части документов следует располагать центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ площади) или флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы площади) способом.
На бланке письма типографским способом печатают следующие реквизиты:
- изображение Государственного герба Республики Беларусь;
- код организации по Общегосударственному классификатору “Предприятия и организации” (ОКПО);
- код письма как вида документа по Общегосударственному классификатору “Унифицированные документы” (ОКУД);
- наименование вышестоящей организации;
- полное и сокращенное наименование (или аббревиатуру) организации;
- наименование структурного подразделения;
- индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке;
- предупредительный знак;
- ограничительные отметки для размещения реквизитов: “Дата” и “Индекс письма”, “Ссылка на индекс и дату входящего документа”, “Адресат”, “Заголовок к тексту”, “Отметка о контроле”.
Read the rest of this entry »
В учреждениях, организациях и на предприятиях в соответствии с СТБ 6.38-95 следует разрабатывать бланки двух видов: бланк для писем и общий бланк для других организационно-распорядительных документов.
Допускается изготовление бланков конкретных видов ОРД (например, приказов), если таких документов создается более 300 в год.
Бланки типовых документов массового применения, как правило, должны иметь трафаретные части текста с постоянной информацией, которые при оформлении документа дополняются переменной Read the rest of this entry »
