Блог о делопроизводстве

В делопроизводстве все действия по исполнению можно условно разделить на два взаимосвязанных этапа. Первый этап — создание самого документа, содержащего задания или поручения. Второй этап — исполнение содержащихся в документе заданий или поручений. Первый этап можно назвать исполнением формальным, второй этап — исполнением фактическим.

Приведем примеры. В исполком областного Совета депутатов трудящихся поступило постановление Совета Министров РСФСР от 30 сентября 1961 г. № 1238 «О мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР». Председатель облисполкома ознакомился с этим постановлением и написал резолюцию, в которой поручил секретарю облисполкома и заведующему областным архивным отделом подготовить проекты соответствующих инструкций. Вместе с проектом решения резолюция предлагает представить проекты инструкций в определенный срок на рассмотрение исполнительного комитета. Исполнение резолюции председателя облисполкома было взято под контроль юридической частью облисполкома.

В данном случае может идти речь о контроле исполнения постановления Совета Министров РСФСР по существу лишь в какой-то мере, потому что постановление Совета Министров обязывало облисполком утвердить инструкции до 1 января 1962 г. Юридическая часть контролирует только исполнение поручения председателя облисполкома о своевременной подготовке необходимых материалов, а не существо постановления. Контроль своевременной подготовки материалов заканчивается с момента принятия решения на заседании исполнительного комитета об их утверждении. В сопроводительном листке к постановлению Совета Министров РСФСР

Вторая стадия контроля

Вторая стадия контроля целиком относится к фактическому исполнению правительственного постановления по существу. Но этим делом будет заниматься уже не юридическая часть облисполкома, а архивный отдел, руководители других управлений и отделов облисполкома, поскольку эти обязанности на них возложены решением облисполкома.

Другой пример. Директор завода обратился в министерство, которому подчинен завод, с просьбой выделить дополнительные ассигнования на капитальное строительство в связи с тем, что предусмотренные планом средства освоены досрочно. Министр, рассмотрев письмо завода, поручил начальнику управления капитального строительства изыскать возможность выделения дополнительных ассигнований путем  перераспределения средств по итогам полугодия, а также подготовить ответ заводу. Исполнение резолюции министра взято под контроль работником секретариата.

В данном случае цель контроля состоит в обеспечении своевременного ответа заводу. Обязанность работника секретариата — обеспечить своевременный ответ заводу на его письмо. Контроль заканчивается тем, что после подписания ответного письма в контрольной карточке сделают запись с указанием даты, номера и фамилии подписавшего ответ.