Дипломатические копии — их название происходит от слова “дипломатика”, обозначающего вспомогательную историческую дисциплину, изучающую древние акты. Такие копии воспроизводят документ со всеми особенностями (старое правописание, ошибки, пунктуация и т.д.).

Нельзя также отождествлять два таких термина, как “личный документ” и “;документ личного происхождения”.
Личный документ — официальный документ, удостоверяющий личность человека, его права, обязанности, служебное или общественное положение и который может содержать другие сведения биографического характера.

Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения служебных обязанностей.
Создающиеся в процессе управленческой деятельности документы подразделяются по содержанию информации, происхождению, месту составления, способу изготовления и т.п.

По способу передачи содержания документы подразделяются на воспроизводящие содержание с помощью зрения (текстовые, графические, изобразительные) и с помощью слуха (магнитная, механическая запись). 12
По технике воспроизведения документы могут быть получены ручным, механическим путем, с помощью машин и аппаратов (кино-, фото-, фонодокументы, машиночитаемые документы).

По происхождению документацию, образовавшуюся в делопроизводстве, можно подразделить на официальную и личную. Официальные документы исходят от имени учреждений, организаций, предприятий или представляющих их должностных лиц. Личными являются документы, созданные отдельными лицами.

В свою очередь, официальные документы могут быть подразделены на документы государственных учреждений,, общественных организаций, частных предприятий. Частные предприятия имеют дело с официальными документами во всех случаях, когда такое предприятие является юридическим лицом.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели, задачи и причины издания приказа. Констатирующая часть приказа начинается со слов “в связи”, “в целях” и т.п. Цели и задачи предписываемых действий и, причины издания приказа излагаются в форме предложений с отглагольными существительными, которые согласуются с управляющим словом (в связи, в целях) в роде, числе и падеже. Обычно используются существительные в творительном или родительном падежах. Например: “В связи с переходом на новую систему планирования…”.

Организационно-распорядительные функции присущи каждому аппарату управления, поэтому эти документы распространяются на все отрасли деятельности организаций и не могут быть выделены по отраслевому признаку. Организационно-распорядительные документы уточняют, дополняют информацию, содержащуюся в специальной документации, и дают всестороннее представление об управляющих и управляемых объектах.

По назначению документы используются как средство записи тех или иных фактов, событий, явлений и как средство общения, связи для передачи информации на расстояние и во времени, средство запечатления и сохранения интеллектуальной деятельности человека.

По месту составления документы можно подразделить на внутренние и внешние. Внутренняя документация создается самим учреждением в процессе документирования его деятельности, ее автором является данное учреждение. Внешняя документация поступает извне, от других учреждений, организаций, предприятий и отдельных лиц. Авторы внешней документации -сторонние учреждения и лица.

По сложности содержания, отраженного в документах, они делятся на простые и сложные. Простыми называются документы, отражающие одну тему, один предмет, один вопрос. В сложных документах находят отражение несколько вопросов, тем, предметов, явлений.
В составе внутренней и внешней документации имеется большое количество сложных документов. Сложными могут быть приказы, протоколы, планы, отчеты, докладные записки и другие документы. При их подготовке, оформлении, исполнении затрачивается много времени, поскольку работа над ними связана с рядом лиц, структурных подразделений и т.п. Замедляется исполнение и контроль исполнения таких документов.

Крайне трудно поддаются сложные документы и организации: поскольку их содержание касается ряда вопросов, трудно решить, к какому делу должен быть отнесен документ. Содержание сложных документов, как правило, не раскрывается ни в названии, ни при их описании на обложке дел. При описании дел, состоящих из сложных документов (приказов, протоколов и др.), обычно ограничиваются указанием вида документов, автора, даты, отказываясь от характеристики их содержания. Поэтому желательно, чтобы большинство документов составлялись в виде простых.

Простые документы устраняют неудобства при их оформлении, исполнении, контроле исполнения, кодификации.
По приемам записи документы могут быть подразделены на созданные естественным языком (с помощью простой записи), стенографические, шифрованные (криптографические). Простая запись может быть полной и сокращенной.

Текст положения имеет следующую структуру: общие положения; основные задачи; функции; права и обязанности; руководство; взаимоотношения, связи; контроль, имущество и средства, проверка и ревизия деятельности; реорганизация и ликвидация.

Положение об организации утверждается руководителем вышестоящей организации (или распорядительным документом), положение о структурном подразделении — руководителем организации.

Проект положения визируется составителем и должностными лицами, от координации действий которых зависит введение положения. Оформляется положение на общем бланке формата А4. Заголовком к тексту служит наименование организации или структурного подразделения.

Инструкция — правовой акт, издаваемый органом управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, должностных лиц и граждан.

По виду материального носителя документы могут быть разделены на созданные на бумажной основе и на специальных носителях информации (пленке, металле, стекле, дискетах и др.). От материального носителя зависит долговечность и стоимость документа.

По срокам хранения разделяют документы постоянного и временного хранения (до 10 лет и свыше 10 лет). Сроки хранения зависят от ценности документов, их научного, практического и исторического значения.

По срокам исполнения документы могут быть срочными (требующими исполнения в определенный срок, установленный законом) и несрочными (срок исполнения не установлен).

По степени обязательности документы могут быть директивными и информационными.
Документ, являясь носителем информации, содержит комплекс информационных элементов. Целевое назначение этих элементов не однозначно. Одни элементы содержат информацию, характеризующую явления, в подтверждение которых составлен документ. Другие информационные элементы несут сведения о самом документе, являясь его обязательными атрибутами.

Традиционное делопроизводство, объектом которого является документ как единое целое, оперирует в основном только теми информационными элементами, которые характеризуют документ и являются его координатами в пространстве и во времени.

Реквизит — это информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени. Реквизиты “наименование вышестоящей организации”, “наименование учреждения, организации или предприятия”, “наименование структурного подразделения”, “адресат”, “резолюция”, “гриф утверждения”, “индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, номер телефона, факса, номер счета в банке” показывают положение документа в пространстве как географическом, так и иерархическом, указывают путь, который он уже прошел, и тот, который ему предстоит пройти. Характеристика дается документу различными реквизитами в разных масштабах, они дополняют друг друга и детализируют положение документа до самых мельчайших подробностей.

Так, реквизит “наименование вышестоящей организации” указывает, в какой сфере деятельности создан документ, а реквизит “индекс” — дело, в которое он будет подшит после того, как аппаратом управления по нему будет принято соответствующее решение. К этой же группе реквизитов следует отнести графически оформляемые реквизиты — государственный герб республики, эмблему организации или предприятия, которые наглядно иллюстрируют документ, характеризуя организацию или учреждение, из которых он исходит.