Блог о делопроизводстве

Индекс указывается в нижней левой части конверта на специальном трафарете. Почтовый индекс адресата должен быть нанесен отправителем строго по линиям трафарета. Цифры можно писать шариковыми ручками или чернилами любого цвета, кроме желтого и зеленого.

Первыми тремя цифрами обозначаются области, края, республики и их административные центры. Последующие три цифры отводятся для обозначения узлов, городских и сельских отделений связи.

Например, г. Ростову-на-Дону присвоен индекс 344000. Но в г. Ростове-на-Дону имеется около 70 предприятий связи. Следовательно в индексе должен содержаться и номер- того отделения связи, на территории которого находится получатель. Именно для этого отводятся две последние цифры индекса. Индекс 30-го отделения связи г. Ростова-на-Дону будет 344030, 29-го отделения связи — 344029 и т. д. Письмо’ с индексом 344000 будет доставлено на Ростовский почтамт.

Почтовые индексы на других отправлениях (бандеролях, ценных письмах, переводах, посылках) должны быть написаны обычными (нестилизованными) цифрами в начале адреса.

Создавая аппарат советского государственного управления, который работал бы быстро, экономично и квалифицированно, В. И. Ленин придавал самое серьезное значение организации делопроизводства, унификации делопроизводственных операций, подготовке кадров делопроизводства.

«Машина советской администрации должна работать аккуратно, честно, быстро. От ее расхлябанности не только страдают интересы частных лиц, но и все дело управления принимает характер мнимый, призрачный.

Принимая за истинную меру производительности труда каждого данного учреждения прежде всего степень действительного и безотлагательного исполнения всех проходящих через него дел, требую впредь самых скорых и исчерпывающих ответов на направляемые вам дела и запросы. Ограничиваться пустыми отписками да пересылкой в другие учреждения, значит также плодить волокиту и изводить бумагу».

Таковы ленинские требования к аппарату управления. Они не потеряли своей актуальности и в наши дни. Работники аппарата управления должны последовательно бороться за искоренение бюрократических методов. Оперативное и квалифицированное решение вопросов — вот главная их задача.

При отправке служебных писем соблюдаются следующие правила. Письмо считается подготовленным к отправке, если оно содержит необходимые реквизиты, его содержание согласовано и завизировано, и приложения к нему соответствуют указанному в письме перечню.

Для доставки корреспонденции в пределах населенного пункта обычно используются, посыльные (курьеры). Однако большая часть служебной переписки проходит через предприятия связи. Поэтому более подробно рассмотрим правила отправки корреспонденции (писем и бандеролей), установленные Министерством связи СССР.

Почтовые отправления, пересылаемые в пределах Советского Союза, называются внутренними. Внутренние отправления в свою очередь подразделяются на местные и иногородние. К местным почтовым отправлениям относятся те, которые пересылаются в пределах одного города, районного центра или поселка городского типа, а в сельской местности — в пределах территории, обслуживаемой одним предприятием Связи. Почтовые отправления, пересылаемые за пределы указанных административно-территориальных единиц, называются иногородними.

Отдавая должное содержанию, нужно всегда помнить и о форме письма. Грамотное, аргументированное и хорошо оформленное письмо свидетельствует о культуре работы аппарата управления, облегчает и ускоряет решение поставленных в данном письме вопросов.

Служебные письма пишутся на бланках, представляющих лист бумаги с указанием по верхнему полю или в верхнем левом углу полного или сокращенного названия учреждения. Они печатаются на пишущей  машинке без помарок, подчисток,- исправлений, с правильным расположением всех рек* визитов, т. е. обязательных элементов документа (адреса, заголовка, текста и т. д.), без которых документ не имеет юридической силы. С левой стороны листа оставляется поле шириной не менее 20 мм для пометок и подшивки письма, в дело. На обратной стороне листа поле оставляется справа. Письма печатаются на обеих сторонах листа не менее чем в двух экземплярах. Подписанный оригинал (первый экземпляр) отсылается, копия (второй экземпляр) остается в деле.

Каждое письмо составляется только по одному вопросу, и не должно по объему превышать двух страниц. В том случае, когда требуется глубокий анализ и обоснование предложений, объем письма не должен превышать пяти страниц.  От качества оформления писем зависит их последующая организация в архивах. Письма, сроки, хранения которых согласно перечню, утвержденному Главным архивным управлением при Совете Министров СССР, превышают 10 лет, должны быть напечатаны на бумаге повышенного качества с использованием лент, дающих стойкие, не выцветающие изображения. Надо учитывать, что возможности длительного  хранения документов резко уменьшаются из-за недоброкачественных чернил и копировальной бумаги. Определенные трудности возникают и при использовании бумаги нестандартных размеров.

Контроль за сроками исполнения служебных документов организуется в соответствии с инструкцией о делопроизводстве. Персональная ответственность за своевременное исполнение заданий и поручений вышестоящих органов возложена «а руководителей учреждений. Что касается контроля за исполнением заданий и поручений подчиненными организациями, то он осуществляется работниками (исполнителями), которые готовили эти задания или поручения.

Техническими помощниками руководителей в проверке своевременного исполнения служебных документов являются: в больших учреждениях — специальные структурные подразделения (отделы по контролю за исполнением правительственных решений, контрольно-инспекторские группы и т. д.), работники секретариатов; в небольших учреждениях — инспектора; секретари или специально выделенные для этой цели работники.

На каждом документе, исполнение которого взято под контроль, ставится штамп «КОНТРОЛЬ», а регистрационная карточка, в которую переписана резолюция руководителя, помещается в контрольную картотеку.

Карточная форма получила широкое распространение и подробно освещена в литературе.

Картотеки, составляемые при регистрации, по назначению могут быть общими и специальными. Общие картотеки создаются для учета поступившей или отправляемой корреспонденции. Специальные картотеки служат для организации справочной работы в текущем делопроизводстве и в архиве. В обоих случаях карточки в картотеках могут быть сгруппированы в хронологическом порядке, по алфавиту авторов, по содержанию, исполнителям, срокам исполнения и т. д.

По объему регистрируемой корреспонденции применяются карточки двух видов — индивидуальные и групповые. Каждая индивидуальная карточка предназначена для регистрации одного документа. В групповой карточке может быть зарегистрировано несколько документов (не более десяти).

Объем сведений, записываемых в индивидуальную кар- : точку, зависит от целей и задач регистрации корреспонденции в каждом учреждении. В связи с этим существует большое количество разновидностей регистрационных карточек.

В регистрационной карточке записываются те же сведения, что и в журнале. На лицевой стороне помещаются данные, характеризующие документ, а обратная сторона отводится сведениям о ходе контроля за исполнением. В карточке лет лишь указания, где находятся исполненный документ или копня ответа. Хотя на лицевой стороне карточки записывается номер поступившего документа, состоящий из индекса структурного подразделения или номера дела по номенклатуре, в графе «Отметка об исполнении» следует указывать местонахождение исполненного документа или копии ответа.

Штамп получения должен быть поставлен в левом нижнем углу на обратной стороне последнего листа. На практике редко следуют этому указанию «Примерной инструкции по делопроизводству», потому что часто происходит путаница, особенно в тех случаях, если письмо имеет несколько приложений. Обычно штамп ставится на первой странице на свободном от текста месте, внизу слева.

После того, как в журнале регистрации сделана соответствующая запись, в штампе получения проставляются дата регистрации, порядковый номер по журналу регистрации и индекс или фамилия исполнителя, которому направляется документ. На корреспонденции, не подлежащей регистрации, в штампе указывается лишь дата получения.

При журнальной форме регистрации затруднена справочная работа. Чтобы быстро навести справку о ходе исполнения или местонахождении какого-либо документа, нужно обязательно знать его входящий номер или, как минимум, дату регистрации. В противном случае работник вынужден просмотреть все записи в журнале или даже в нескольких журналах. Эти трудности привели к тому, что в некоторых учреждениях всю поступившую корреспонденцию делят на группы, регистрируемые в отдельных журналах. Например, корреспонденция из центральных органов, корреспонденция из вышестоящего органа, телеграммы и т. д. Все это в какой-то мере облегчает задачу справочной работы, но не решает ее полностью.

В соответствии с «Примерной инструкцией о делопроизводстве» в крупных учреждениях со сложной структурой управления — в министерствах и ведомствах— на каждый документ составляются три экземпляра карточки.

После регистрации одна карточка помещается в справочную картотеку, вторая — после записи резолюции руководителя передается на контроль, а третья — также с записью резолюции вместе с документом направляется в структурное подразделение. После того, как документ рассмотрит руководитель структурного подразделения, в карточку записывается резолюция, а документ передается конкретному исполнителю. Карточка помещается в справочную картотеку структурного подразделения.

В больших учреждениях на документы, направляемые непосредственно в структурные подразделения, заполняется одна карточка, которая и помещается в справочную картотеку структурного подразделения.

В облисполкомах заполняются две карточки, одна помещается в справочную картотеку, другая вместе с документом передается в структурное подразделение.

В райисполкомах заполняется и помещается в справочную картотеку один экземпляр карточки.

Текст служебного письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события представляются объективно, а все стороны излагаемого вопроса освещаются с достаточной полнотой и вместе с тем кратко, понятно. Текст служебного письма не должен допускать различного толкования. Чтобы добиться этого, нужно во всех деталях уяснить предмет и цель письма: что хочет автор и какие аргументы он использует, чтобы обосновать и доказать то,  о чем он пишет.

Служебное письмо обычно состоит из следующих логических элементов: введения, доказательства и заключения. Во введении указываются причины, вызвавшие письмо, в доказательствах приводятся факты, разъяснения и соображения, сопровождаемые расчетами и ссылками, в заключении формулируется основная цель письма.

В зависимости от содержания применяется прямой или обратный порядок расположения логических элементов письма. При прямом порядке вначале идет введение, затем — доказательство и заключение. Иногда за введением сразу следует заключение. При обратном порядке на первом месте стоит заключение, а за ним доказательство. В этом случае введение отсутствует. Прямой порядок расположения логических элементов применяется наиболее часто.

Исходящая корреспонденция, согласно «Примерной инструкции о делопроизводстве», не регистрируется. Но это не значит, что она не учитывается.

Известно, что все отправляемые документы имеют индекс. Откуда же его берут, если корреспонденция не регистрируется? Рассмотрим это на примере. Руководитель учреждения подписал письмо, подготовленное в отделе капитального строительства (ОКС). Индекс этого письма, следовательно, состоит из индекса, присвоенного ОКСу, и номера дела по номенклатуре, в котором будет храниться копия письма. Допустим, что индекс ОКСа обозначен цифрой II, а переписка по изложенному вопросу в номенклатуре значится под номером 356. Следовательно, индекс письма будет 11-356, или 11/356.

После того, как в бланке учреждения будет проставлен этот -индекс, копия письма помещается в соответствующее дело, в данном случае в дело № 356. В деле документы располагаются по датам отправления.

В крупных учреждениях индекс отправленного письма может состоять из трех частей — индекса руководителя учреждения, подписавшего письмо, индекса структурного подразделения, в котором подготовлено письмо, и номера дела по номенклатуре, в котором будет храниться копия письма (например, ВМ-12-354 или 1-12-354).

Допустим, что на письмо № 11-356 получен ответ. Копию письма и все материалы, послужившие основанием для его составления, можно легко отыскать: они находятся в структурном подразделении, которое значится под индексом 11, в деле № 356. Надо лишь взять это дело и отыскать нужный документ по дате отправления.