Блог о делопроизводстве

Все это особенно важно теперь, когда бурный рост производства, дальнейшая специализация и кооперация в промышленности, многообразие форм хозяйственной и культурной жизни резко увеличили объем документной информации, который с каждым годом растет, объективно отражая развитие народного хозяйства страны.

Под термином «делопроизводство» следует понимать не только движение документов, но и весь комплекс работ по созданию, оформлений изготовлению, движению, контролю за исполнением документов, формированию их в дела для текущего использования и хранения в архивах, поскольку в документах отражается деятельность учреждений, предприятии и организаций.

От существа работы того или иного учреждения зависит характер делопроизводства. Например, в народном суде делопроизводство отличается от делопроизводства в строительной организации, в отделе народного образования — от делопроизводства в больнице и т. д. В связи с этим создано много систем документирования (судебной, финансовой, медицинской, военной деятельности и т. д.).

В названиях высших союзных и республиканских партийных, советских, правительственных, профсоюзных, комсомольских органов все слова пишутся с прописной буквы. Например, Центральный Комитет КПСС; Совет Министров СССР; Всесоюзный Центральный Совет Профессиональных Союзов; Центральный Комитет ВЛКСМ.

В названиях союзных и республиканских государственных комитетов, министерств и других центральных учреждений с прописной буквы пишут первое слово и входящие в их состав имена собственные. Например, Государственный комитет Совета Министров СССР по материально-техническому снабжению; Министерство химической промышленности СССР. (В названии союзных министерств буквы «СССР» можно не указывать).

Названия самостоятельных главных управлений и отделов в составе министерства или ведомства пишут с прописной буквы. Например, Отдел капитального строительства; Главное планово-экономическое управление.

В некоторых учреждениях вместо алфавитных карточек применяются алфавитные книги. В этих случаях сведения об авторах заявлений заносятся на соответствующие страницы алфавитной книги в том же объеме, что и на карточках.

В практике бывают случаи, когда от одного и того же автора и по одному н тому же вопросу в учреждение поступает несколько заявлений. Например, в учреждение поступило заявление непосредственно от автора и такое же заявление этого же автора прислано из редакции газеты.

В этом случае в журнале регистрируется заявление, поступившее первым. При поступлении второго заявления (из другого учреждения или повторного), когда автор обращается по тому же вопросу вторично, заявление заново не регистрируется. При этом в журнале регистрации отыскивается первая запись и там же делается приписка о дате поступления повторного заявления. В штампе получения повторному заявлению присваивается номер первого заявления и указывается дата фактической регистрации.

Помещение для приема обязательно должно быть устроено так, чтобы допуск в него был свободный, безусловно, без всяких пропусков»

Такое правило установлено в учреждениях, организациях и на предприятиях нашей страны. В исполкомах принят также порядок, согласно которому работники исполкома выезжают в населенные пункты и принимают трудящихся по личным вопросам, например, в сельсоветах, правлениях колхозов 8 и т. п.

Для учета поступивших заявлений и жалоб во время личного приема и для контроля за ходом разрешения этих заявлений и жалоб применяются журналы или карточки.

Служебные телеграммы отправляются в исключительных случаях, по наиболее важным и срочным вопросам. Составляются и оформляются они по тем же правилам, что и служебные письма. Однако в работе с телеграммами имеются особенности.

Телеграммы печатаются на пишущей машинке прописными буквами только на одной стороне листа, без каких-либо помарок, подчисток и исправлений.

Если телеграмма ответная, то ее текст начинается с номера телеграммы или документа, на которые дается ответ. Начало текста телеграммы и подпись печатаются с красной строки. Остальной текст печатается без абзацев. Переносы слов в телеграмме не допускаются.

В телеграмме не применяются союзы, предлоги и знаки препинания, если, конечно, при этом не искажается смысл. Если же применения знаков препинания избежать нельзя, то они обозначаются словами, полностью или сокращенно: точка или тчк, запятая или зпт, двоеточие нлидвтчк, скобка или скб, кавычки или квч. В группах цифр запятая указывается сокращенно— зпт. Другие знаки в телеграмме следует писать также словами: (№)—номер или нр, (+)—плюс, (—) —минус, {%)—процент, процентов, (:)—деленное.

Пересылаемые на территории СССР телеграммы разделяются на следующие категории: вне категории, внеочередные, высшие правительственные, правительственные, срочные, обыкновенные.

Определяющим фактором при выборе системы делопроизводства служит содержание работы учреждения. Если, например, сравнить объемы документации детских яслей и областного отдела здравоохранения, т. е. структурных единиц одного и того же ведомства, можно сделать вывод о том, что в общем объеме работы каждого из этих учреждений делопроизводство занимает различное место. В работе детских яслей документация играет вспомогательную роль, а в деятельности областного отдела здравоохранения без документации вообще нельзя обойтись. Это и понятно, поскольку основной функцией отдела здравоохранения является управление в этой сфере, а оно немыслимо без массового использования документов и специализированной документной информации. Следует также принимать во внимание объем поступающей и отправляемой корреспонденции. В одном учреждении оборот документов в сутки не превышает десяти единиц, в другом — доходит до нескольких сотен и даже тысяч.

При выборе системы делопроизводства важное значение имеет компактность размещения учреждения. Учреждение может быть размещено в одном здании или в нескольких, но иметь хорошо налаженную связь. Иногда же бывает, что структурные подразделения территориально разобщены.

Наконец, нельзя не учитывать наличия в учреждении квалифицированных кадров делопроизводства и степень механизации канцелярского труда.

Делопроизводство в учреждениях и на предприятиях ведут специальные структурные подразделения (управления делами, канцелярии, секретариаты, общие отделы). В этих подразделениях имеются структурные части, которые специализируются на отдельных видах работы, например, на обработке поступающей и отправляемой корреспонденции, на печатание и размножении документации, на контроле за исполнением и т. п.

Контроль за сроками исполнения документов — одно из обязательных условий четкой организации контроля фактического исполнения, о котором В. И. Ленин говорил: «Проверять людей и проверять фактическое исполнение дела — в этом, еще раз в этом, только в этом теперь гвоздь всей работы, всей политики».

Любой контроль немыслим без учета. Так и в делопроизводстве: контроль за сроками исполнения может быть налажен только при условии учета корреспонденции.

С каждым годом количество служебных документов, как и потребность в них, растет, объективно отражая развитие нашего социалистического государства и его перспективы. В этих условиях перед работниками аппарата управления, в частности, перед работниками делопроизводства, встает проблема упорядочения увеличивающегося потока документной информации, направления его в нужное русло.

В понятии контроль «фактического «исполнения», как говорил В. И. Ленин, применительно к задачам делопроизводства, ударение делается на слове «фактическое». И это не случайно. Именно проверка фактического ‘исполнения дела — главнейшая задача аппарата управления. В организации и проверке фактического исполнения в нашей стране принимают участие самые широкие массы трудящихся. Вместе с тем в делопроизводстве понятие «исполнение» имеет и другой смысл.

Отметка «серия П» может присваиваться телеграммам любых категорий по усмотрению отправителя. При отсутствии проводной связи  телеграммы досылаются в пункт назначения из последнего узла связи почтой.

Телеграммы с одним текстом, направляемые в различные телеграфные пункты по определенной схеме, называются схемными. Отправка схемных телеграмм регулируется правилами, установленными органами связи.

Как и служебное письмо, телеграмма имеет особые реквизиты, которые располагаются в определенном порядке. Кроме текста, телеграмма должна иметь: обозначение категория и особого вида (если это необходимо); адрес и наименование получателя; ссылку на номер документа (если теле-1 грамма ответная); исходящий номер; подпись.

Все эти сведения помещаются в оплачиваемой части телеграммы—над чертой. Под чертой (в неоплачиваемой части) указываются должность и фамилия подписавшего телеграмму, дат а подписания/адрес и наименование учреждения- автора телеграммы (см. образцы телеграмм в приложении №2).

К выбору и обозначению адресата следует всегда относиться очень внимательно. Неточный адрес или адресование не тому, кому следует, сводят на нет преимущества телеграфной связи. В практике довольно часты случаи, когда отправители телеграмм путают ведомственную принадлежность предприятий и организаций, направляют телеграммы в центральный аппарат, тогда как вопросы, указанные в телеграмме, следует решать на месте.

В нижней части адресной стороны отправления указывается подробный и точный адрес отправителя.

В адресе не должно быть непонятных и сокращенных слов и условных обозначений, заменяющих полное наименование адресата (это не относится к адресам воинских частей). Употребление сокращенных наименований допускается лишь в отношении общеизвестных организаций и учреждений.

В связи с тем, что объем корреспонденции за последние годы значительно возрос, встала задача совершенствования методов сортировки почтовых отправлений на предприятиях связи. В настоящее время приняты меры по техническому переоснащению процесса обработки корреспонденции на основе автоматизации. Сортировку почты будут производить машины-автоматы.

Для этого Министерство связи разработало систему индексации предприятий связи на всей территории Советской Союза, т. е. каждому предприятию связи присвоен собственный индекс, состоящий из шести цифр.

При адресовании корреспонденции отправитель должен, кроме почтового адреса получателя, указать на конверте также и индекс предприятия связи, на территории которого находится получатель.

В делопроизводстве все действия по исполнению можно условно разделить на два взаимосвязанных этапа. Первый этап — создание самого документа, содержащего задания или поручения. Второй этап — исполнение содержащихся в документе заданий или поручений. Первый этап можно назвать исполнением формальным, второй этап — исполнением фактическим.

Приведем примеры. В исполком областного Совета депутатов трудящихся поступило постановление Совета Министров РСФСР от 30 сентября 1961 г. № 1238 «О мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР». Председатель облисполкома ознакомился с этим постановлением и написал резолюцию, в которой поручил секретарю облисполкома и заведующему областным архивным отделом подготовить проекты соответствующих инструкций. Вместе с проектом решения резолюция предлагает представить проекты инструкций в определенный срок на рассмотрение исполнительного комитета. Исполнение резолюции председателя облисполкома было взято под контроль юридической частью облисполкома.

В данном случае может идти речь о контроле исполнения постановления Совета Министров РСФСР по существу лишь в какой-то мере, потому что постановление Совета Министров обязывало облисполком утвердить инструкции до 1 января 1962 г. Юридическая часть контролирует только исполнение поручения председателя облисполкома о своевременной подготовке необходимых материалов, а не существо постановления. Контроль своевременной подготовки материалов заканчивается с момента принятия решения на заседании исполнительного комитета об их утверждении. В сопроводительном листке к постановлению Совета Министров РСФСР

Вторая стадия контроля

Вторая стадия контроля целиком относится к фактическому исполнению правительственного постановления по существу. Но этим делом будет заниматься уже не юридическая часть облисполкома, а архивный отдел, руководители других управлений и отделов облисполкома, поскольку эти обязанности на них возложены решением облисполкома.

Другой пример. Директор завода обратился в министерство, которому подчинен завод, с просьбой выделить дополнительные ассигнования на капитальное строительство в связи с тем, что предусмотренные планом средства освоены досрочно. Министр, рассмотрев письмо завода, поручил начальнику управления капитального строительства изыскать возможность выделения дополнительных ассигнований путем  перераспределения средств по итогам полугодия, а также подготовить ответ заводу. Исполнение резолюции министра взято под контроль работником секретариата.

В данном случае цель контроля состоит в обеспечении своевременного ответа заводу. Обязанность работника секретариата — обеспечить своевременный ответ заводу на его письмо. Контроль заканчивается тем, что после подписания ответного письма в контрольной карточке сделают запись с указанием даты, номера и фамилии подписавшего ответ.