Блог о делопроизводстве

Анализ характера и объема заявлений по этой схеме позволит сделать выводы об общей обстановке на том или ином участке деятельности учреждения, предприятия или организации. Если, например, за прошедший месяц или квартал поступило большое количество заявлений и жалоб на неправильное начисление премиальных, руководитель, несомненно, обратит на это внимание и примет меры для наведения порядка.

Любой гражданин в нашей стране может при необходимости явиться на личный прием к тому или иному руководителю и изложить ему свои предложения или жалобу в устной форме. Еще в 1918 году В. И. Ленин в «Наброске правил об управлении советскими учреждениями» писал: «В каждом советском учреждении должны быть вывешены не только внутри здания, но и снаружи, так чтобы они были доступны всем без всяких пропусков, правила о днях и часах приема публики.

Номер дела в момент регистрации не указывается. Это сделают в том структурном подразделении, где заявление будет исполняться. В остальном карточка заполняется в том же порядке, как и при журнальной форме регистрации, т. е. по мере исполнения поставленных в заявлении вопросов.

На каждое заявление в облисполкоме и областных учреждениях должны заполняться две карточки, одна из которых помещается в справочную картотеку (по алфавиту), а другая направляется вместе с жалобой. В райисполкомах и горисполкомах на каждую жалобу заполняется одна карточка, которая помещается в справочную картотеку.

Часто в одной групповой карточке бывают зарегистрированы документы с разными сроками исполнения, что усложняет контроль исполнения. Чтобы следить за сроками исполнения, применяют специальные индикаторы («наездники»).  Верхнее поле карточки делится на 31 клетку (по числу дней в месяце). Индикатор насаживается на определенную клетку так, чтобы он был виден над верхним краем всего массива карточек.

Создавая благоприятные условия для формирования компактных карточек и способствуя правильной организации документов в текущем делопроизводстве, групповая регистрация, тем не менее, является довольно сложной в техническом исполнении и требует высокой квалификации технического исполнения и предельной аккуратности.

Поиски рациональных способов регистрации документов в учреждениях с большим объемом корреспонденции привели к таким формам, как «контрольные талоны» отрывные («свободные») листы, дежурные листы и др. В основе этих форм лежат те же принципы журнальной и карточной регистрации.

Допустим, что министерство выделило заводу дополнительные ассигнования. Это уже касается существа вопроса. Контроль за фактическим выполнением принятого решения осуществляется теперь не работником секретариата или канцелярии, а структурным подразделением министерства, которое подготовило письмо, заведу, в данном случае — управлением капитального строительства;

Из приведенных примеров видно, что работники делопроизводства контролируют, как правило, лишь формальную сторону исполнения, сроки подготовки и должное оформление необходимых документов. В инструкциях о делопроизводстве раздел, посвященный контролю, так и называется «Контроль за сроками исполнения документов».

Индексом ответного письма на заявление во всех случаях является номер заявления по журналу регистрации или номер карточки с добавлением начальной буквы фамилии заявителя. Если, например, поступившее в учреждение заявление зарегистрировано в журнале под номером Д-43, то номер ответа на это заявление будет также Д-43.

Заявления во всех органах разрешаются в срок до одного месяца, а не требующие дополнительного изучения и проверки — безотлагательно, но, во всяком случае, не позднее 15 дней со дня их получения тем органом, который обязан разрешить вопрос по существу. Когда для разрешения заявления необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов и принятие других мер, сроки разрешения заявления могут быть в порядке исключения продлены руководителем или заместителем руководителя, но не более чем на один месяц с сообщением об этом лицу, подавшему заявление.

Каждый абзац начинается с красной строки. Желательно, чтобы абзац содержал законченную мысль и состоял не более чем из 4—5 предложений. Определенных правил деления письма на абзацы нет. Однако логические элементы письма (введение, доказательство, заключение) следует всегда выделять абзацами.

Составитель письма должен хорошо владеть литературным языком и деловой речью. Деловая речь — это не канцелярский слог, который веками вырабатывался в дореволюционном бюрократическом аппарате управления. К сожалению, и в наши дни канцеляризмов, признаков дурного вкуса, немало в служебных письмах. Служебное письмо должно быть свободно также от «художественной» образности и эмоциональных выражений. В письме не может быть междометий, восклицательных знаков, уменьшительных, ласкательных слов. Применение слов местного говора не допускается.

В служебных письмах речь идет от имени учреждения, организации или предприятия («Управление просит рассмотреть…», «Завод направляет отчет…», «Исполком горсовета предлагает…»).

Написание названий учреждений, организаций, предприятий, должностей и сокращенных слов в документах предусмотрено «Едиными правилами составления и оформления документов» (ГОСТ б—11—69).

Телеграммы вне категории и внеочередные в свою очередь могут иметь различные дополнительные отметки. Право и порядок подачи и обработки этих телеграмм определяются специальными инструкциями.

В целях максимальных удобств при пользовании телеграфной связью установлены особые виды телеграмм: ЩМ телеграмма с несколькими адресами в один пункт; телеграмма с одним текстом в разные пункты; телеграмма «серия П»;

телеграмма, доставляемая адресату круглосуточно; письмо-телеграмма; телеграмма с заверенным фактом; телеграмма с заверенной подписью; телеграмма-доверенность; телеграмма с доставкой нарочным или почтой; телеграмма с оплаченным ответом; телеграмма с уведомлением о вручении; телеграмма до востребования; телеграмма, вручаемая адресату лично; телеграмма, вручаемая в указанный отправителем срок; телеграмма с неполным адресом («Адресная справка оплачена»);

телеграмма на художественном бланке; схемная телеграмма.

Телеграмма «серия П» передается только по проводным связям. Право подачи телеграммы «серия П» предоставлено всем учреждениям, предприятиям и организациям, а также! должностным лицам, находящимся в командировках (по предъявлении командировочного удостоверения).

Номер алфавитной карточки — это номер регистрации данного заявления в журнале.

Для чего нужны алфавитные карточки? Дело в том, что журнальная регистрация поступающей корреспонденции затрудняет справочную работу по контролю исполнения документов. Для того, чтобы найти запись о ходе исполнения того или иного заявления, надо знать либо входящий номер заявления, либо дату регистрации. При большом объеме такого рода переписки эта задача трудная. Вот здесь и приходит на помощь алфавитная картотека. Зная фамилию автора заявления, можно без труда найти соответствующую алфавитную карточку, установить ее номер, а затем по журналу регистрации получить необходимые сведения о ходе исполнения заявления: где оно находится, кому и какое задание дано для его исполнения и т. д.

Все это особенно важно теперь, когда бурный рост производства, дальнейшая специализация и кооперация в промышленности, многообразие форм хозяйственной и культурной жизни резко увеличили объем документной информации, который с каждым годом растет, объективно отражая развитие народного хозяйства страны.

Под термином «делопроизводство» следует понимать не только движение документов, но и весь комплекс работ по созданию, оформлений изготовлению, движению, контролю за исполнением документов, формированию их в дела для текущего использования и хранения в архивах, поскольку в документах отражается деятельность учреждений, предприятии и организаций.

От существа работы того или иного учреждения зависит характер делопроизводства. Например, в народном суде делопроизводство отличается от делопроизводства в строительной организации, в отделе народного образования — от делопроизводства в больнице и т. д. В связи с этим создано много систем документирования (судебной, финансовой, медицинской, военной деятельности и т. д.).

В названиях высших союзных и республиканских партийных, советских, правительственных, профсоюзных, комсомольских органов все слова пишутся с прописной буквы. Например, Центральный Комитет КПСС; Совет Министров СССР; Всесоюзный Центральный Совет Профессиональных Союзов; Центральный Комитет ВЛКСМ.

В названиях союзных и республиканских государственных комитетов, министерств и других центральных учреждений с прописной буквы пишут первое слово и входящие в их состав имена собственные. Например, Государственный комитет Совета Министров СССР по материально-техническому снабжению; Министерство химической промышленности СССР. (В названии союзных министерств буквы «СССР» можно не указывать).

Названия самостоятельных главных управлений и отделов в составе министерства или ведомства пишут с прописной буквы. Например, Отдел капитального строительства; Главное планово-экономическое управление.