• admin
• Ноя 11,2009
• In: Документ

Документы и назначение

Расширение круга областей, в которых применяется специальное документирование, привело к делению официальной документации на специальную и общую. Так, выделяются такие виды специальной документации, как учетная, плановая, статистическая, техническая и др. Кроме них, выделяют особую группу общей документации — организационно-распорядительную документацию, создаваемую для организационно-правового обеспечения выполнения основных задач управления.

Организационно-распорядительные функции присущи каждому аппарату управления, поэтому эти документы распространяются на все отрасли деятельности организаций и не могут быть выделены по отраслевому признаку. Организационно-распорядительные документы уточняют, дополняют информацию, содержащуюся в специальной документации, и дают всестороннее представление об управляющих и управляемых объектах.

По назначению документы используются как средство записи тех или иных фактов, событий, явлений и как средство общения, связи для передачи информации на расстояние и во времени, средство запечатления и сохранения интеллектуальной деятельности человека.

По месту составления документы можно подразделить на внутренние и внешние. Внутренняя документация создается самим учреждением в процессе документирования его деятельности, ее автором является данное учреждение. Внешняя документация поступает извне, от других учреждений, организаций, предприятий и отдельных лиц. Авторы внешней документации -сторонние учреждения и лица.

По сложности содержания, отраженного в документах, они делятся на простые и сложные. Простыми называются документы, отражающие одну тему, один предмет, один вопрос. В сложных документах находят отражение несколько вопросов, тем, предметов, явлений.
В составе внутренней и внешней документации имеется большое количество сложных документов. Сложными могут быть приказы, протоколы, планы, отчеты, докладные записки и другие документы. При их подготовке, оформлении, исполнении затрачивается много времени, поскольку работа над ними связана с рядом лиц, структурных подразделений и т.п. Замедляется исполнение и контроль исполнения таких документов.

Крайне трудно поддаются сложные документы и организации: поскольку их содержание касается ряда вопросов, трудно решить, к какому делу должен быть отнесен документ. Содержание сложных документов, как правило, не раскрывается ни в названии, ни при их описании на обложке дел. При описании дел, состоящих из сложных документов (приказов, протоколов и др.), обычно ограничиваются указанием вида документов, автора, даты, отказываясь от характеристики их содержания. Поэтому желательно, чтобы большинство документов составлялись в виде простых.

Простые документы устраняют неудобства при их оформлении, исполнении, контроле исполнения, кодификации.
По приемам записи документы могут быть подразделены на созданные естественным языком (с помощью простой записи), стенографические, шифрованные (криптографические). Простая запись может быть полной и сокращенной.