• admin
• Сен 30,2009
• In: Документ

Документы и виды

По форме документы различаются на документы определенной формы, формуляр и реквизиты которых установлены, и произвольной формы.

По виду материального носителя документы могут быть разделены на созданные на бумажной основе и на специальных носителях информации (пленке, металле, стекле, дискетах и др.). От материального носителя зависит долговечность и стоимость документа.

По срокам хранения разделяют документы постоянного и временного хранения (до 10 лет и свыше 10 лет). Сроки хранения зависят от ценности документов, их научного, практического и исторического значения.

По срокам исполнения документы могут быть срочными (требующими исполнения в определенный срок, установленный законом) и несрочными (срок исполнения не установлен).

По степени обязательности документы могут быть директивными и информационными.
Документ, являясь носителем информации, содержит комплекс информационных элементов. Целевое назначение этих элементов не однозначно. Одни элементы содержат информацию, характеризующую явления, в подтверждение которых составлен документ. Другие информационные элементы несут сведения о самом документе, являясь его обязательными атрибутами.

Традиционное делопроизводство, объектом которого является документ как единое целое, оперирует в основном только теми информационными элементами, которые характеризуют документ и являются его координатами в пространстве и во времени.

Реквизит — это информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени. Реквизиты “наименование вышестоящей организации”, “наименование учреждения, организации или предприятия”, “наименование структурного подразделения”, “адресат”, “резолюция”, “гриф утверждения”, “индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, номер телефона, факса, номер счета в банке” показывают положение документа в пространстве как географическом, так и иерархическом, указывают путь, который он уже прошел, и тот, который ему предстоит пройти. Характеристика дается документу различными реквизитами в разных масштабах, они дополняют друг друга и детализируют положение документа до самых мельчайших подробностей.

Так, реквизит “наименование вышестоящей организации” указывает, в какой сфере деятельности создан документ, а реквизит “индекс” — дело, в которое он будет подшит после того, как аппаратом управления по нему будет принято соответствующее решение. К этой же группе реквизитов следует отнести графически оформляемые реквизиты — государственный герб республики, эмблему организации или предприятия, которые наглядно иллюстрируют документ, характеризуя организацию или учреждение, из которых он исходит.