Делопроизводство

Служебные телеграммы отправляются в исключительных случаях, по наиболее важным и срочным вопросам. Составляются и оформляются они по тем же правилам, что и служебные письма. Однако в работе с телеграммами имеются особенности.

Телеграммы печатаются на пишущей машинке прописными буквами только на одной стороне листа, без каких-либо помарок, подчисток и исправлений.

Если телеграмма ответная, то ее текст начинается с номера телеграммы или документа, на которые дается ответ. Начало текста телеграммы и подпись печатаются с красной строки. Остальной текст печатается без абзацев. Переносы слов в телеграмме не допускаются.

В телеграмме не применяются союзы, предлоги и знаки препинания, если, конечно, при этом не искажается смысл. Если же применения знаков препинания избежать нельзя, то они обозначаются словами, полностью или сокращенно: точка или тчк, запятая или зпт, двоеточие нлидвтчк, скобка или скб, кавычки или квч. В группах цифр запятая указывается сокращенно— зпт. Другие знаки в телеграмме следует писать также словами: (№)—номер или нр, (+)—плюс, (—) —минус, {%)—процент, процентов, (:)—деленное.

Пересылаемые на территории СССР телеграммы разделяются на следующие категории: вне категории, внеочередные, высшие правительственные, правительственные, срочные, обыкновенные.

Определяющим фактором при выборе системы делопроизводства служит содержание работы учреждения. Если, например, сравнить объемы документации детских яслей и областного отдела здравоохранения, т. е. структурных единиц одного и того же ведомства, можно сделать вывод о том, что в общем объеме работы каждого из этих учреждений делопроизводство занимает различное место. В работе детских яслей документация играет вспомогательную роль, а в деятельности областного отдела здравоохранения без документации вообще нельзя обойтись. Это и понятно, поскольку основной функцией отдела здравоохранения является управление в этой сфере, а оно немыслимо без массового использования документов и специализированной документной информации. Следует также принимать во внимание объем поступающей и отправляемой корреспонденции. В одном учреждении оборот документов в сутки не превышает десяти единиц, в другом — доходит до нескольких сотен и даже тысяч.

При выборе системы делопроизводства важное значение имеет компактность размещения учреждения. Учреждение может быть размещено в одном здании или в нескольких, но иметь хорошо налаженную связь. Иногда же бывает, что структурные подразделения территориально разобщены.

Наконец, нельзя не учитывать наличия в учреждении квалифицированных кадров делопроизводства и степень механизации канцелярского труда.

Делопроизводство в учреждениях и на предприятиях ведут специальные структурные подразделения (управления делами, канцелярии, секретариаты, общие отделы). В этих подразделениях имеются структурные части, которые специализируются на отдельных видах работы, например, на обработке поступающей и отправляемой корреспонденции, на печатание и размножении документации, на контроле за исполнением и т. п.

Контроль за сроками исполнения документов — одно из обязательных условий четкой организации контроля фактического исполнения, о котором В. И. Ленин говорил: «Проверять людей и проверять фактическое исполнение дела — в этом, еще раз в этом, только в этом теперь гвоздь всей работы, всей политики».

Любой контроль немыслим без учета. Так и в делопроизводстве: контроль за сроками исполнения может быть налажен только при условии учета корреспонденции.

С каждым годом количество служебных документов, как и потребность в них, растет, объективно отражая развитие нашего социалистического государства и его перспективы. В этих условиях перед работниками аппарата управления, в частности, перед работниками делопроизводства, встает проблема упорядочения увеличивающегося потока документной информации, направления его в нужное русло.

В понятии контроль «фактического «исполнения», как говорил В. И. Ленин, применительно к задачам делопроизводства, ударение делается на слове «фактическое». И это не случайно. Именно проверка фактического ‘исполнения дела — главнейшая задача аппарата управления. В организации и проверке фактического исполнения в нашей стране принимают участие самые широкие массы трудящихся. Вместе с тем в делопроизводстве понятие «исполнение» имеет и другой смысл.

Отметка «серия П» может присваиваться телеграммам любых категорий по усмотрению отправителя. При отсутствии проводной связи  телеграммы досылаются в пункт назначения из последнего узла связи почтой.

Телеграммы с одним текстом, направляемые в различные телеграфные пункты по определенной схеме, называются схемными. Отправка схемных телеграмм регулируется правилами, установленными органами связи.

Как и служебное письмо, телеграмма имеет особые реквизиты, которые располагаются в определенном порядке. Кроме текста, телеграмма должна иметь: обозначение категория и особого вида (если это необходимо); адрес и наименование получателя; ссылку на номер документа (если теле-1 грамма ответная); исходящий номер; подпись.

Все эти сведения помещаются в оплачиваемой части телеграммы—над чертой. Под чертой (в неоплачиваемой части) указываются должность и фамилия подписавшего телеграмму, дат а подписания/адрес и наименование учреждения- автора телеграммы (см. образцы телеграмм в приложении №2).

К выбору и обозначению адресата следует всегда относиться очень внимательно. Неточный адрес или адресование не тому, кому следует, сводят на нет преимущества телеграфной связи. В практике довольно часты случаи, когда отправители телеграмм путают ведомственную принадлежность предприятий и организаций, направляют телеграммы в центральный аппарат, тогда как вопросы, указанные в телеграмме, следует решать на месте.

В нижней части адресной стороны отправления указывается подробный и точный адрес отправителя.

В адресе не должно быть непонятных и сокращенных слов и условных обозначений, заменяющих полное наименование адресата (это не относится к адресам воинских частей). Употребление сокращенных наименований допускается лишь в отношении общеизвестных организаций и учреждений.

В связи с тем, что объем корреспонденции за последние годы значительно возрос, встала задача совершенствования методов сортировки почтовых отправлений на предприятиях связи. В настоящее время приняты меры по техническому переоснащению процесса обработки корреспонденции на основе автоматизации. Сортировку почты будут производить машины-автоматы.

Для этого Министерство связи разработало систему индексации предприятий связи на всей территории Советской Союза, т. е. каждому предприятию связи присвоен собственный индекс, состоящий из шести цифр.

При адресовании корреспонденции отправитель должен, кроме почтового адреса получателя, указать на конверте также и индекс предприятия связи, на территории которого находится получатель.

В делопроизводстве все действия по исполнению можно условно разделить на два взаимосвязанных этапа. Первый этап — создание самого документа, содержащего задания или поручения. Второй этап — исполнение содержащихся в документе заданий или поручений. Первый этап можно назвать исполнением формальным, второй этап — исполнением фактическим.

Приведем примеры. В исполком областного Совета депутатов трудящихся поступило постановление Совета Министров РСФСР от 30 сентября 1961 г. № 1238 «О мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР». Председатель облисполкома ознакомился с этим постановлением и написал резолюцию, в которой поручил секретарю облисполкома и заведующему областным архивным отделом подготовить проекты соответствующих инструкций. Вместе с проектом решения резолюция предлагает представить проекты инструкций в определенный срок на рассмотрение исполнительного комитета. Исполнение резолюции председателя облисполкома было взято под контроль юридической частью облисполкома.

В данном случае может идти речь о контроле исполнения постановления Совета Министров РСФСР по существу лишь в какой-то мере, потому что постановление Совета Министров обязывало облисполком утвердить инструкции до 1 января 1962 г. Юридическая часть контролирует только исполнение поручения председателя облисполкома о своевременной подготовке необходимых материалов, а не существо постановления. Контроль своевременной подготовки материалов заканчивается с момента принятия решения на заседании исполнительного комитета об их утверждении. В сопроводительном листке к постановлению Совета Министров РСФСР

Вторая стадия контроля

Вторая стадия контроля целиком относится к фактическому исполнению правительственного постановления по существу. Но этим делом будет заниматься уже не юридическая часть облисполкома, а архивный отдел, руководители других управлений и отделов облисполкома, поскольку эти обязанности на них возложены решением облисполкома.

Другой пример. Директор завода обратился в министерство, которому подчинен завод, с просьбой выделить дополнительные ассигнования на капитальное строительство в связи с тем, что предусмотренные планом средства освоены досрочно. Министр, рассмотрев письмо завода, поручил начальнику управления капитального строительства изыскать возможность выделения дополнительных ассигнований путем  перераспределения средств по итогам полугодия, а также подготовить ответ заводу. Исполнение резолюции министра взято под контроль работником секретариата.

В данном случае цель контроля состоит в обеспечении своевременного ответа заводу. Обязанность работника секретариата — обеспечить своевременный ответ заводу на его письмо. Контроль заканчивается тем, что после подписания ответного письма в контрольной карточке сделают запись с указанием даты, номера и фамилии подписавшего ответ.

Индекс указывается в нижней левой части конверта на специальном трафарете. Почтовый индекс адресата должен быть нанесен отправителем строго по линиям трафарета. Цифры можно писать шариковыми ручками или чернилами любого цвета, кроме желтого и зеленого.

Первыми тремя цифрами обозначаются области, края, республики и их административные центры. Последующие три цифры отводятся для обозначения узлов, городских и сельских отделений связи.

Например, г. Ростову-на-Дону присвоен индекс 344000. Но в г. Ростове-на-Дону имеется около 70 предприятий связи. Следовательно в индексе должен содержаться и номер- того отделения связи, на территории которого находится получатель. Именно для этого отводятся две последние цифры индекса. Индекс 30-го отделения связи г. Ростова-на-Дону будет 344030, 29-го отделения связи — 344029 и т. д. Письмо’ с индексом 344000 будет доставлено на Ростовский почтамт.

Почтовые индексы на других отправлениях (бандеролях, ценных письмах, переводах, посылках) должны быть написаны обычными (нестилизованными) цифрами в начале адреса.

Создавая аппарат советского государственного управления, который работал бы быстро, экономично и квалифицированно, В. И. Ленин придавал самое серьезное значение организации делопроизводства, унификации делопроизводственных операций, подготовке кадров делопроизводства.

«Машина советской администрации должна работать аккуратно, честно, быстро. От ее расхлябанности не только страдают интересы частных лиц, но и все дело управления принимает характер мнимый, призрачный.

Принимая за истинную меру производительности труда каждого данного учреждения прежде всего степень действительного и безотлагательного исполнения всех проходящих через него дел, требую впредь самых скорых и исчерпывающих ответов на направляемые вам дела и запросы. Ограничиваться пустыми отписками да пересылкой в другие учреждения, значит также плодить волокиту и изводить бумагу».

Таковы ленинские требования к аппарату управления. Они не потеряли своей актуальности и в наши дни. Работники аппарата управления должны последовательно бороться за искоренение бюрократических методов. Оперативное и квалифицированное решение вопросов — вот главная их задача.

При отправке служебных писем соблюдаются следующие правила. Письмо считается подготовленным к отправке, если оно содержит необходимые реквизиты, его содержание согласовано и завизировано, и приложения к нему соответствуют указанному в письме перечню.

Для доставки корреспонденции в пределах населенного пункта обычно используются, посыльные (курьеры). Однако большая часть служебной переписки проходит через предприятия связи. Поэтому более подробно рассмотрим правила отправки корреспонденции (писем и бандеролей), установленные Министерством связи СССР.

Почтовые отправления, пересылаемые в пределах Советского Союза, называются внутренними. Внутренние отправления в свою очередь подразделяются на местные и иногородние. К местным почтовым отправлениям относятся те, которые пересылаются в пределах одного города, районного центра или поселка городского типа, а в сельской местности — в пределах территории, обслуживаемой одним предприятием Связи. Почтовые отправления, пересылаемые за пределы указанных административно-территориальных единиц, называются иногородними.

Отдавая должное содержанию, нужно всегда помнить и о форме письма. Грамотное, аргументированное и хорошо оформленное письмо свидетельствует о культуре работы аппарата управления, облегчает и ускоряет решение поставленных в данном письме вопросов.

Служебные письма пишутся на бланках, представляющих лист бумаги с указанием по верхнему полю или в верхнем левом углу полного или сокращенного названия учреждения. Они печатаются на пишущей  машинке без помарок, подчисток,- исправлений, с правильным расположением всех рек* визитов, т. е. обязательных элементов документа (адреса, заголовка, текста и т. д.), без которых документ не имеет юридической силы. С левой стороны листа оставляется поле шириной не менее 20 мм для пометок и подшивки письма, в дело. На обратной стороне листа поле оставляется справа. Письма печатаются на обеих сторонах листа не менее чем в двух экземплярах. Подписанный оригинал (первый экземпляр) отсылается, копия (второй экземпляр) остается в деле.

Каждое письмо составляется только по одному вопросу, и не должно по объему превышать двух страниц. В том случае, когда требуется глубокий анализ и обоснование предложений, объем письма не должен превышать пяти страниц.  От качества оформления писем зависит их последующая организация в архивах. Письма, сроки, хранения которых согласно перечню, утвержденному Главным архивным управлением при Совете Министров СССР, превышают 10 лет, должны быть напечатаны на бумаге повышенного качества с использованием лент, дающих стойкие, не выцветающие изображения. Надо учитывать, что возможности длительного  хранения документов резко уменьшаются из-за недоброкачественных чернил и копировальной бумаги. Определенные трудности возникают и при использовании бумаги нестандартных размеров.