Особый вид копий — дубликат. Это копия, имеющая юридическую силу подлинника. Дубликат не характеризуют как второй экземпляр подлинника, так как это повторение документа, то есть он обладает наиболее характерными признаками копии. Расценивать дубликат как умноженный оригинал неверно, поскольку дубликат иногда имеет отклонения от оригинала (например, дубликат паспорта может быть выдан другим отделением милиции и подписан другим лицом).
Дипломатические копии — их название происходит от слова “дипломатика”, обозначающего вспомогательную историческую дисциплину, изучающую древние акты. Такие копии воспроизводят документ со всеми особенностями (старое правописание, ошибки, пунктуация и т.д.).
Нельзя также отождествлять два таких термина, как “личный документ” и “;документ личного происхождения”.
Личный документ — официальный документ, удостоверяющий личность человека, его права, обязанности, служебное или общественное положение и который может содержать другие сведения биографического характера.
Read the rest of this entry »
Основным распорядительным документом, издаваемым руководителем органа управления, является приказ. При его составлении предъявляются серьезные требования к четкости формулировок и обоснованности излагаемых фактов.
Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели, задачи и причины издания приказа. Констатирующая часть приказа начинается со слов “в связи”, “в целях” и т.п. Read the rest of this entry »
Расширение круга областей, в которых применяется специальное документирование, привело к делению официальной документации на специальную и общую. Так, выделяются такие виды специальной документации, как учетная, плановая, статистическая, техническая и др. Кроме них, выделяют особую группу общей документации — организационно-распорядительную документацию, создаваемую для организационно-правового обеспечения выполнения основных задач управления.
Организационно-распорядительные функции присущи каждому аппарату управления, поэтому эти документы распространяются на все отрасли деятельности организаций и не могут быть выделены по отраслевому признаку. Организационно-распорядительные документы уточняют, дополняют информацию, содержащуюся в специальной документации, и дают всестороннее представление об управляющих и управляемых объектах.
По назначению документы используются как средство записи тех или иных фактов, событий, явлений и как средство общения, связи для передачи информации на расстояние и во времени, средство запечатления и сохранения интеллектуальной деятельности человека.
По месту составления документы можно подразделить на внутренние и внешние. Внутренняя документация создается самим учреждением в процессе документирования его деятельности, ее автором является данное учреждение. Внешняя документация поступает извне, от других учреждений, организаций, предприятий и отдельных лиц. Авторы внешней документации -сторонние учреждения и лица.
Read the rest of this entry »
Положение — правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, учреждений, организаций и предприятий, а также их структурных подразделений.
Текст положения имеет следующую структуру: общие положения; основные задачи; функции; права и обязанности; руководство; взаимоотношения, связи; контроль, имущество и средства, проверка и ревизия деятельности; реорганизация и ликвидация.
Положение об организации утверждается руководителем вышестоящей организации (или распорядительным документом), положение о структурном подразделении — руководителем организации.
Read the rest of this entry »
По форме документы различаются на документы определенной формы, формуляр и реквизиты которых установлены, и произвольной формы.
По виду материального носителя документы могут быть разделены на созданные на бумажной основе и на специальных носителях информации (пленке, металле, стекле, дискетах и др.). От материального носителя зависит долговечность и стоимость документа.
По срокам хранения разделяют документы постоянного и временного хранения (до 10 лет и свыше 10 лет). Сроки хранения зависят от ценности документов, их научного, практического и исторического значения.
По срокам исполнения документы могут быть срочными (требующими исполнения в определенный срок, установленный законом) и несрочными (срок исполнения не установлен).
По степени обязательности документы могут быть директивными и информационными.
Документ, являясь носителем информации, содержит комплекс информационных элементов. Целевое назначение этих элементов не однозначно. Одни элементы содержат информацию, характеризующую явления, в подтверждение которых составлен документ. Другие информационные элементы несут сведения о самом документе, являясь его обязательными атрибутами. Read the rest of this entry »
